Modul kakovost v ERP sistemu

1. Integrirana informacijska podpora sistemu vodenja

ERP sistem s svojo procesno zgradbo ponuja:

• razpoložljivost podatkov o artiklih, dobaviteljih, kupcih, procesih, zaposlenih in
• možnost analiz zbranih podatkov
• sprejemanje odločitev na osnovi analiz.

Zato je poslovni informacijski sistem eno izmed orodij managementa v procesu stalnih izboljšav. Hkrati pa je uvajanje informatizacije procesov priložnost za izboljšanje poslovnih procesov v organizaciji in povečanje njihove učinkovitosti.

V podjetjih, kjer je vzpostavljen sistem vodenja kakovosti (in/ali drugi sistemi vodenja kot npr sistem ravnanja z okoljem, sistem vodenja varnosti in zdravja pri delu, sistem vodenja varnosti živil, sistem vodenja varovanja informacij in drugi), je vodstvo sprejelo zavezanost za vzpostavitev, delovanje in nenehno izboljševanje sistema ter nenehno povečevanje zadovoljstva odjemalcev. Za prepoznane procese so določili kazalnike, s katerimi merijo rezultate in preverjajo sposobnost procesov za doseganje planiranih ciljev. Če planirani cilji niso doseženi, je potrebno ugotoviti vzroke za odstopanje in izvesti ustrezne korekcije in korektivne ukrepe, da bi zagotovili skladnost.
Da bi organizacija dokazala učinkovitost sistema vodenja in prepoznala priložnosti za izboljšanje učinkovitosti, zbira in analizira podatke. Analiza teh podatkov mora priskrbeti informacije o:

• zadovoljstvu odjemalcev,
• skladnosti z zahtevami za proizvod,
• karakteristikah in trendih procesov in proizvodov , vključno z možnostmi za preventivne ukrepe,
• dobaviteljih.

(Povzeto po standardu ISO 9001:2000, tč 8.4)

Eden od pomembnih kazalnikov uspešnosti in učinkovitosti sistema vodenja kakovosti, ki lahko odločilno vpliva na rezultate poslovanja so stroški (ne)kakovosti.

Hitrost in dostopnost informacij o stroških kakovosti vsem, ki so za določene procese odgovorni, omogoča skozi spremljanje tega kazalnika hitro prepoznavanje negativnih trendov in pravočasno ukrepanje.

V vsakem podjetju zbiramo celo množico podatkov, za kar porabimo veliko dragocenega časa, s tem pa znižujemo našo produktivnost, saj je večina energije usmerjene v zbiranje in urejeno prikazovanje podatkov, tako da za analizo še bolj pa za učinkovito ukrepanje zmanjka časa.

Potrebujemo sistemsko rešitev, ki bo omogočala, da se podatki zbirajo avtomatično z izvajanjem aktivnosti. Tako bomo del časa lahko namenili analizi podatkov in določanju ukrepov ter preverjanju njihove učinkovitosti. Posledično se bo povečala produktivnost dela.

2. Zakaj sprejeti odločitev za uvedbo modula KAKOVOST?

ERP v QMS modulu ponuja planiranje resursov za kontrolo in nadzor nad potekom dela ter spremljanje statusa vhodnih komponent. Vsebinske rešitve za podporo sistemu vodenja kakovosti pa ne daje.

Zato smo razvili modul KAKOVOST, ki nudi informacijsko podporo sistemu vodenja kakovosti (in drugim sistemom vodenja).

Prednosti odločitve za uporabo modula KAKOVOST :

• Uporabnikom znano okolje
• Skupna baza podatkov, niso potrebni dodatni ali podvojeni vnosi
• Ažurnost in dostopnost podatkov vsem uporabnikom ERP sistema
• ERP že omogoča ažurno spremljanje kazalnikov sposobnosti procesov, smiselna je nadgradnja še z dvema kazalnikoma:
• Kazalnik ZADOVOLJSTVO KUPCEV – prikaz zadovoljstva odjemalcev po izbranih kategorijah (kot npr. časovne točnosti dobav, kakovosti dobav v ppm-ih ali drugi ustrezni enoti
• Kazalnik STROŠKI (NE)KAKOVOSTI - prikaz stroškov zaradi slabe kakovosti po izbranih kategorijah

Modul KAKOVOST omogoča:

• nadomesti ročno vodenje in obvladovanje zapisov kakovosti z elektronskim kot npr reklamacijskih zapisnikov dobaviteljem, pregleda reklamacij kupcev, dokumentov sprostitve blokiranih proizvodov in drugo,
• enostavne analize in prikaze podatkov glede na izbrane kriterije in s tem nadomešča obsežne in zapletene excel, lotus ali druge preglednice podatkov, kjer je ažurno vzdrževanje podatkov zahtevno, podatki so pogosto nepopolni in nepregledni, uporabniki z različnim nivojem poznavanja posebnih programov imajo omejen možnosti uporabe zbranih podatkov,
• poenostavlja zbiranje in vodenje podatkov,
• daje ažurni pregled nad statusom reševanja neskladnosti, sproženimi korektivnimi, ukrepi in realizacijo ukrepov ter njihovo učinkovitostjo,
• poenostavlja ocenjevanje dobaviteljev in daje ažuren pregled stanja kakovosti dobaviteljev,
• daje ažuren pregled nad zadovoljstvom kupcev,
• daje ažuren pregled nad stroški (ne)kakovosti

IMATE TUDI V VAŠEM PODJETJU MNOŽICO PODATKOV, DEJANSKO PA NIMATE INFORMACIJ O DELOVANJU IN KAKOVOSTI PROCESOV?

Rešitev je MODUL KAKOVOST.

3. Kaj je modul KAKOVOST?

Modul KAKOVOSTI je informacijska podpora vzpostavljenemu sistemu vodenja kakovosti. Je fleksibilen in prilagodljiv za uporabo v različnih podjetjih oz. organizacijah, dejavnostih in je primeren tako za kosovno kot procesno proizvodnjo.

Osnova za modul KAKOVOST so zahteve ISO 9001:2000 in ISO TS 16949.
Model rešitve temelji na PDCA krogu stalnih izboljšav in omogoča celovito obvladovanje preventivnih in korektivnih ukrepov.

4. Povezava modula KAKOVOST s točkami standarda ISO 9001:2000 in tehnično smernico ISO TS 16949

Modul KAKOVOST je namenjen spremljanju in nadzorovanju procesa nabave (dobavitelji), lastnih procesov (proces proizvodnje, prodaje, razvoja…) in zadovoljstva kupcev. Ob vsem tem pa rešuje še obvladovanje dokumentov in zapisov kakovosti.

5. Struktura modula KAKOVOST

Modul KAKOVOST v svoji strukturi združuje:

1. obvladovanje dobaviteljev

• reklamacije dobaviteljem
• ocenjevanje dobaviteljev

2. obvladovanje zadovoljstva kupcev

• vodenje reševanja reklamacij
• spremljanje kazalnika zadovoljstva kupcev

3. obvladovanje stroškov

• pregled nad stroški (ne)kakovosti
• spremljanje kazalnika stroškov (ne)kakovosti

4. Obvladovanje proizvodov in procesov

• presoje (procesov, proizvodov, okolja….)
• rezultati končne kontrole in sledljivost

5. obvladovanje dokumentov

• vodenje zapisov kakovosti
• obvladovanje dokumentov sistema vodenja

Strukturo prikazuje spodnja slika:

S ciljem celovite rešitve zahtev kupcev so nekatere rešitve vezane na druge module kot npr. :

• v razvojni modul je vezana seja za spremljanje stanja validacije začetnih vzorcev in zagotavljanja sledljivosti razvojnih,tehnoloških in proizvodnih dokumentov glede na veljavno verzijo spremembe kupca.

Modul KAKOVOST zajema:

• reklamacije dobaviteljem
• ocenjevanje dobaviteljev
• vodenje reševanja reklamacije kupcev
• vodenje reševanja neskladnosti v proizvodnji
• načrtovanje in vodenje reševanja preventivnih in korektivnih ukrepov.

5.1 Dobavitelji

Osnova za ocenjevanje dobaviteljev je sistemska rešitev ocenjevanja. Upošteva sledeče kriterije, za katere so podatki dostopni oz. smo jih predhodno vnesli:

• Kakovost dobav (reklamacije)
• Odzivnost dobavitelja pri reševanju reklamacije
• Sistem vodenja kakovosti in sistem ravnanja z okoljem dobavitelja
• Točnost dobav in fleksibilnost dobavitelja
• Konkurenčnost dobavitelja
• Tehnično sodelovanje (se vnaša ročno)

Organizacija lahko prilagodi način ocenjevanja z različnimi lestvicami in pomembnostjo posameznega kriterija oz. vplivom na celotno oceno.

Za nove dobavitelje pred odobritvijo in v primeru odstopanj od ciljev lahko načrtujemo izvedbo presoje pri dobavitelju.

5.2 Zadovoljstvo kupcev

Eden od gradnikov ocene zadovoljstva kupcev so reklamacije, ki jih prejmemo od kupcev in naša odzivnost ter učinkovitost pri reševanju le teh. Zato nam pregled nad reklamacijami kupcev in statusom reševanja omogoča stalni pregled in ukrepanje:

Na zadovoljstvo kupcev vpliva tudi točnost dobav, ki jo spremljamo v modulu distribucije. Skupaj z rezultati kakovosti dobav in /ali drugih kriterijev (kot npr. ocene, ki jih prejme organizacija od kupcev) tvorijo kazalnik zadovoljstva kupcev.

5.3 Neskladnosti v proizvodnem procesu

Za neskladnosti, ki jih prepoznamo v proizvodnem procesu, vodimo pregled nad blokiranimi artikli in njihovim reševanjem:

5.4 Obvladovanje preventivnih in korektivnih ukrepov

Na osnovi vzpostavljenega sistema sprožanja in vodenja PKU, modul KAKOVOST omogoča vodenje sproženih PKU:

• Pregled sproženih PKU
• Poročanje in pregled stroškov za reševanje
• Analiza vzrokov in sprožanje ukrepov (takojšnjih, sistemskih…)

Pregled realizacije planiranih PKU in ocena njihove učinkovitosti.

5.5 Stroški (ne)kakovosti

Vsako reševanje neskladnosti povzroča stroške. V prikazanih sejah vodimo oz. prikazujemo stroške (npr. povezava z dodelavnim proizvodnim nalogom), ki skupaj s stroški izmeta na proizvodnih nalogih, stroški dodatnih transportov in/ali drugih kategorijah stroškov, ki jih organizacija opredeli kot stroške nekakovosti, prikazujemo v kazalniku stroškov (ne)kakovosti.

6. Prednosti modula KAKOVOST

• Povezanost podatkov z drugimi procesi v podjetju
• Enotna - obstoječa infrastruktura
• Dostopno vsem vse čas delovanja informacijskega sistema
• Nižji stroški programa v primerjavi s standardiziranimi rešitvami za različne vsebine
• Program prilagojen zahtevam podjetja in zahtevam kupcev
• Fleksibilnost in prilagodljivost različnim zahtevam - zasnova programa omogoča enostavne prilagoditve na drugačne zahteve
• Hitrejše usposabljanje zaposlenih, ker delovno okolje že poznajo
• Možnost povezave B2B
• Skupna baza podatkov